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Dear Valued Customer,

As part of the previously received communications regarding enhancements to
streamline, simplify and digitize our business, we are enhancing our electronic
invoicing capabilities. These enhancements will provide more standard and
comprehensive electronic invoices. The below enhancements will take effect on
April 7, 2024, and will automatically be reflected in the electronic invoices
you receive from Purolator. We will engage you further with additional updates
and reminders to ensure a collaborative approach to a smooth and successful
transition.

What is Changing?

We are embracing innovation by enhancing our invoice. There will be a more
standardized invoice map/ enriched file structure, which now includes, but not
limited to, additional information such as:

 * Additional reference numbers, fuel surcharge %, address correction reasons
   and accessorial billing clarification
 * An outbound PIN associated to a return shipment – if the return label is
   created as part of the outbound shipment
 * An address correction reason. Ex. A missing buzzer code, suite number, street
   number, etc.

Note: All data presented currently will continue to be present in the enhanced
electronic invoice files. tion available with the below details.

The FTP site login credentials are:

Server/Host: ftp2.purolator.com (please use an FTP software to access all the
specifications and supporting documentation available with the below details).
Username: PurolatorEDI
Password: H0rl2v9Jk3M8
Port: 21
Folder name: EDI Invoice

Supporting documents for invoices:

 * The specifications for the updated invoices can be found in the Purolator
   Invoice Implementation Guide v 5.0.0.pdf
 * Frequently Asked Questions - FAQs.pdf
 * Sample files

What do I have to do?

You need to acknowledge, evaluate and confirm that you will be ready to receive
the enhanced invoice formats no later than January 31, 2024. You need to:

 1. Review the new standardized invoice map/enriched file structure
 2. Review your internal applications and make necessary changes to ensure they
    will process the new standardized invoice map/enriched file structure
 3. On the FTP site you will find two folders: Courier and Freight. If you carry
    both lines of business, you need to review both the courier and freight
    folders AND complete the applicable changes for each line of business.
 4. If changes are required on your side to process invoices in the new format,
    you need to have them built and tested before the new invoice formats take
    effect on April 7, 2024. Invoices received after April 7, 2024 will be in
    the new format.
 5. If you are connecting to your own FTP/SFTP and blocking IP addresses, below
    are our new IP addresses that need to be whitelisted before April 7 2024:
    44.224.240.12, 44.226.68.8, 44.233.112.35, 44.233.41.247, 192.245.195.0/24,
    54.214.91.118, 52.24.101.82, 54.68.21.169

IMPORTANT:

We appreciate and require your acknowledgement of the changes and that the
assessment in the steps described above have been completed. Please confirm once
they are completed prior to January 31, 2024. This indicates that you will be
ready to receive and process the enhanced electronic invoices. You will receive
a monthly reminder. To confirm acknowledgement and completion, you may confirm
by simply replying to EDICommunication@purolator.com.

How will Purolator support me?

We will keep you updated throughout the process through monthly reminders to
support you through the transition and help prepare for the adaption of the
enhanced version, ahead of the transition day – April 7, 2024. On this date, you
will start receiving the updated enriched electronic invoices.

If you are using Freight auditors, please communicate this message to this group
immediately.

For any questions, please contact the EDI project support team at
EDICommunication@purolator.com. We look forward to continuing to meet your
business needs.

Sincerely,
Your EDI Project Support Team




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®^ Registered trademarks of Purolator Inc.
Purolator | 2727 Meadowpine Blvd | Mississauga | Ontario | L5N 0E1 |
1-888-SHIP-123 | purolator.com

 

Bonjour,

Comme nous l’avons annoncé dans nos communications précédentes concernant la
simplification et la numérisation de nos activités, nous améliorons nos
capacités de facturation par factures électroniques. Nous pourrons ainsi offrir
des factures électroniques plus normalisées et complètes. Les améliorations
ci-dessous qui entreront en vigueur le 7 avril 2024 figureront automatiquement
dans les factures électroniques que vous recevrez de Purolator. Nous vous
transmettrons d’autres mises à jour et rappels pour assurer la réussite toute en
douceur de cette transition collaborative.

Qu’est-ce qui change?

Nous adoptons l’innovation en améliorant notre facture. Il y aura une carte de
facturation plus normalisée et une structure de fichiers enrichie, qui comprend
maintenant, mais sans s’y limiter, des renseignements supplémentaires comme:

 * des numéros de référence additionnels, pourcentage du supplément pour
   carburant, raisons de correction d’adresse et clarification de la facturation
   accessoire;
 * un NIC sortant associé à un envoi de retour – si l’étiquette de retour est
   créée dans le cadre de l’envoi sortant;
 * la raison de la correction d’adresse. Exemple 2 Un code d’interphone ou un
   numéro de bureau ou de rue manquant

Remarque : Toutes les données présentées actuellement figureront toujours dans
les fichiers de facture électronique améliorés.

Les coordonnées d’ouverture de session du site FTP sont les suivantes :

Serveur/hôte : ftp2.purolator.com (veuillez utiliser un logiciel FTP pour
accéder à toutes les spécifications et à la documentation connexe contenant les
renseignements ci-dessous).
Nom d’utilisateur : PurolatorEDI
Mot de passe : H0rl2v9Jk3M8
Port: 21
Nom du dossier : Factures EDI

Documents justificatifs pour les factures :

 * Les spécifications des factures actualisées, qui se trouvent dans le guide de
   mise en œuvre de Purolator (version 5.0.0 en format pdf)
 * Foire aux questions (FAQ) (fichier pdf)
 * Exemples de fichiers

Que dois-je faire?

Vous devez confirmer, évaluer et confirmer que vous serez prêt à recevoir les
formats de facture améliorés d’ici le 31 janvier 2024. Vous devrez :

 1. passer en revue la nouvelle structure de diagrammes de factures/fichiers
    enrichis normalisée;
 2. passer en revue vos applications internes et apporter les changements
    nécessaires pour vous assurer qu’elles traitent la nouvelle structure de
    diagrammes de factures/fichiers enrichis normalisée
 3. Sur le site FTP, vous trouverez deux dossiers : Courier (Courrier) et
    Freight (Fret). Si vous gérez les deux secteurs d’activité, vous devez
    passer en revue les deux dossiers et y apporter les changements applicables.
 4. Si vous devez apporter des changements de votre côté pour traiter les
    factures dans le nouveau format, vous devez les faire créer et les mettre à
    l’essai avant que les nouveaux formats de facture entrent en vigueur le 7
    avril 2024. Les factures reçues après le 7 avril 2024 seront dans le nouveau
    format.
 5. Si vous vous connectez à votre propre FTP/SFTP et que vous bloquez des
    adresses IP, voici nos nouvelles adresses IP qui doivent être ajoutées à la
    liste blanche avant le 7 avril 2024: 44.224.240.12, 44.226.68.8,
    44.233.112.35, 44.233.41.247, 192.245.195.0/24, 54.214.91.118, 52.24.101.82,
    54.68.21.169

IMPORTANT:

Nous vous demandons de bien vouloir confirmer l’application des changements et
l’évaluation des étapes décrites ci-dessus. Veuillez confirmer que vous avez
terminé avant le 31 janvier 2024. Cela signifie que vous serez prêt à recevoir
et à traiter les factures électroniques améliorées. Vous recevrez un rappel
mensuel. Pour confirmer l’accusé de réception et l’avoir rempli, vous pouvez
simplement répondre à EDICommunication@purolator.com.

Comment Purolator m’offrira-t-elle du soutien?

Nous vous tiendrons au courant tout au long du processus au moyen de rappels
mensuels pour vous appuyer durant la transition et vous aider à vous préparer à
l’adaptation de la version améliorée avant le jour de la transition, soit le 7
avril 2024. Dès cette date, vous commencerez à recevoir les factures
électroniques enrichies mises à jour.

Si vous faites appel à des vérificateurs de Purolator Freight, veuillez leur
transmettre ce message immédiatement.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’équipe de soutien de
projet EDI à l’adresse EDICommunication@purolator.com. Merci! Nous sommes
heureux de continuer à satisfaire les besoins de votre entreprise.

Sincèrement,
Votre équipe de soutien de projet de l’EDI




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